Barnehager har en viktig oppgave med å ivareta barnas personvern, og mange er opptatt av hvordan bilder håndteres i digitale løsninger.
Produkteier for Mentor Kidplan, Lars Espolin Johnson, understreker at sikkerhet og personvern er høyeste prioritet for alle produkter i Mentor+.
─ Vi ønsker å forsikre både barnehager og foresatte om at vår løsning ivaretar personvernet på en sikker og ansvarlig måte, sier Johnson.
Trygg og kontrollert bildedeling
Bildealbumene i Mentor Kidplan er kun synlige for ansatte og foresatte som er innlogget i foreldreappen eller på nettsiden. Bildene deles kun innenfor de gruppene og/eller avdelingene de er publisert i, og er ikke automatisk synlige for alle brukere av løsningen. Barnehagen har opphavsretten til bildene, og publisering skjer kun etter samtykke fra foreldrene.
– Vi har bygget Mentor Kidplan med sikkerhet i fokus. Bildene deles kun innenfor lukkede flater, og vi følger strenge personvernrutiner for å sikre at dataene er beskyttet, sier Lars Espolin Johnson.
Samtykke og ansvar ved bildedeling
Barnehagen må ha gyldige samtykker fra foresatte før bilder publiseres.
– Foresatte må også være informert om hvordan bildene brukes. Selv om bildene ligger på en sikker plattform, kan de lastes ned av alle som har tilgang til gruppen eller avdelingene bildene er delt i, sier Johnson og legger til:
– Dersom foresatte deler bilder videre på sosiale medier som Facebook eller Instagram, er det de som bryter personvernlovgivningen – ikke barnehagen.
Tillatelsen som er gitt, gjelder kun for deling i Mentor Kidplan.
Sikker lagring av bilder
Alle data på Mentor Kidplan lagres i Microsofts datasenter i Norge.
Johnson forteller at tilgangen er begrenset til dedikerte ansatte i Mentor+, og bildene er beskyttet gjennom:
• Brannmurer og tilgangsstyring
• To-faktorautentisering
• Fysisk sikkerhet i datasenteret
Bildene slettes når barnehagen fjerner dem eller når formålet med lagringen opphører, for eksempel ved oppsigelse av avtalen.
– Hvis et barn slutter, eller en forelder trekker tilbake samtykket, kan barnehagen slette bildene manuelt, sier Johnson.
Bruk av private mobiltelefoner
Dersom ansatte bruker private mobiltelefoner til å ta bilder, må barnehagen ha klare retningslinjer.
For å ivareta personvernet anbefaler Johnson følgende:
• Bilder bør ikke lagres lokalt på private enheter, men lastes opp direkte i Mentor Kidplan.
• Ansatte bør ikke dele bilder via andre apper eller plattformer.
• Barnehagen bør sørge for jevnlig opplæring i sikker håndtering av bilder.
Produkteier Lars Espolin Johnson understreker at det er barnehagens ansvar å sørge for at ansatte kun har tilgang til personopplysninger som er nødvendige for arbeidet deres:
– Det ligger en nødvendighetsbegrensning i bruken av personopplysninger. Vi anbefaler ikke at ansatte lagrer personopplysninger på private enheter. Hvis barnehagen ikke har tilgang til avdelingstelefoner, bør de gjennomføre en ROS-analyse for bruk av private telefoner, gjerne via Mentor HMS, sier Johnson.
Håndtering av sikkerhetsbrudd
Dersom det skulle oppstå et sikkerhetsbrudd eller en teknisk feil, vil Mentor+ umiddelbart gjennomføre disse punktene:
• Identifisere og begrense feilen
• Varsle berørte parter dersom nødvendig og myndigheter (Datatilsynet)
• Sikre at bilder fjernes eller rettes opp
• Gjennomgå rutiner for å hindre at feilen skjer igjen
For foreldre som er bekymret
For foreldre som er bekymret for at bilder av barna deres kan komme på avveie, understreker Johnson at det er viktig å formidle disse punktene til foreldrene:
• Bildene kun er tilgjengelige på lukkede plattformer.
• Barnehagen har ansvar for å sikre at samtykker er på plass.
• Mentor Kidplan har strenge sikkerhetstiltak for å beskytte bilder.
For mer informasjon om personvern i barnehagen anbefales Utdanningsdirektoratets artikkel om personvern i barnehager og skoler, samt Datatilsynets informasjon om personvern for barn.
Har du spørsmål om bildelagring eller andre spørsmål om Mentor Kidplan? Ta kontakt med oss i Mentor+ så hjelper vi deg!
