Å håndtere og følge opp sykefravær på en effektiv måte er avgjørende for å sikre et godt arbeidsmiljø og en stabil drift i barnehagen. Høyt sykefravær påvirker ikke bare de ansatte, men også barna og driften som helhet. Økt arbeidsbelastning på personalet, mer vikarbruk og høyere kostnader er noen av konsekvensene.
─ Derfor er det viktig at ledere har gode rutiner og verktøy for oppfølging av sykefravær, sier avdelingsleder i Mentor BHT, Hanne Bjerke.
En systematisk og profesjonell oppfølging av sykmeldte ansatte kan bidra til lavere fravær og økt trivsel.
Viktig for ledere å følge opp sykefravær
God oppfølging handler ikke bare om å sikre at ansatte kommer raskt tilbake i jobb, men også om å forebygge framtidig fravær og skape en inkluderende arbeidsplass.
─ Et godt sykefraværsarbeid er ikke bare viktig for arbeidsmiljøet, det er også god økonomi for barnehagen, sier Bjerke.
Hun ramser opp noen av de vanligste utfordringene ledere møter når de skal håndtere sykefravær:
• Vanskeligheter med å opprettholde en god dialog med sykmeldte ansatte.
• Behov for tilrettelegging på arbeidsplassen uten å vite hva som er hensiktsmessig.
• Manglende oversikt over fraværsmønstre og -statistikk.
• Usikkerhet rundt lovpålagte krav og frister for oppfølging.
Tiltak for å forebygge og redusere sykefravær
På spørsmål om hvilke tiltak ledere kan sette inn for å forebygge og redusere sykefravær, anbefaler hun blant annet:
• Tydelige forventinger på hva høyt fravær er.
• Systematisk oppfølging av korttidsfravær.
• Etablere klare rutiner for oppfølging av sykefravær.
• Sikre et godt arbeidsmiljø med fokus på trivsel og helse.
• Tilby fleksibilitet og tilrettelegging der det er mulig.
• Bruke verktøy for å holde oversikt over sykefraværet og sikre at oppfølging skjer i henhold til lovverket.
Marisletta barnehage er et eksempel på hvordan systematisk oppfølging gir resultater. I 2024 hadde de et sykefravær på imponerende 0,84 prosent – takket være fokus på arbeidsmiljø, psykologisk trygghet og gode rutiner. Les mer om hvordan Marisletta barnehage har holdt sykefraværet lavt.
Sikre god dialog med ansatte som er sykmeldt
En åpen og støttende kommunikasjon er nøkkelen til en vellykket oppfølging av sykmeldte ansatte.
─ Leder bør ta initiativ til jevnlige samtaler med den sykmeldte for å vise omsorg og interesse, sier Bjerke.
Hun anbefaler ledere å snakke om muligheter for tilrettelegging og gradvis tilbakeføring til arbeid, sier hun.
Ønsker du bistand med sykefraværsarbeid, kan HMS-rådgiverne i Mentor BHT være en støttespiller. Hun tipser også om at Mentor BHT kan være barnehagen sin ekspertbistand.
Les mer om ekspertbistand og kriterier for å søke.
Mentor Personal forenkler oppfølging av sykefravær
For å lette prosessen med sykefraværsarbeid, kan digitale verktøy som Mentor Personal være til stor hjelp.
Kjersti Flasnes, produkteier i Mentor Personal, forteller at personalverktøyet er utviklet for å støtte ledere i alle trinn av sykefraværsprosessen.
Verktøyet tilbyr blant annet:
• Automatiske varsler om viktige frister i oppfølgingsløpet.
• Avkrysning for utførte oppgaver som viser at man er oppdatert
• Veiledning om hva som bør gjennomføres på hvert oppfølgingstidspunkt.
• Mulighet for å registrere notater fra oppfølgingssamtaler og laste opp relevante vedlegg, slik at all dokumentasjon er samlet på ett sted.
For en mer helhetlig analyse av sykefraværet i barnehagen, anbefaler Flasnes funksjonen utvidet statistikk og oppfølging.
Funksjonen gir statistikk på tre hovedkategorier: per ansatt, per avdeling og for hele barnehagen.
─ Med denne funksjonen kan du følge utviklingen av sykefravær over tid i tabeller og diagrammer. Dette gir ledere mulighet til å sette inn riktige tiltak der det trengs, forklarer Kjersti Flasnes.
Mentor Personal hjelper deg også med fraværsregistrering, personalmappe og rapporter.
